POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

A lo largo de nuestra historia como institución educativa privada, la FUNDACIÓN FORMEMOS ha conservado algunos de los datos personales de nuestros beneficiarios, empleados, clientes, proveedores, benefactores, aliados estratégicos, asistentes a eventos, entre otros en nuestras bases de datos. Con la entrada en vigencia de la ley sobre la protección de datos personales y, con el fin de prestar una mejor atención a nuestros usuarios, la FUNDACIÓN FORMEMOS informa a continuación los términos y condiciones de tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento de datos, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.

El “titular del dato” al aceptar los Términos y Condiciones de la FUNDACIÓN FORMEMOS, está aceptando expresamente la siguiente Política.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier servicio, producto, evento o beneficio de la FUNDACIÓN FORMEMOS. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y aceptado expresamente los presentes términos y condiciones.

Los datos personales captados se almacenan en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada.

1. Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la FUNDACIÓN FORMEMOS sea que actúe como responsable o encargada del tratamiento de datos personales.

2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga como objeto la realización de un tratamiento mediante el encargo emitido por cuenta del responsable.
3. Autorización de la política de tratamiento
La FUNDACIÓN FORMEMOS solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

3.1.Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular o su representante legal, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.

3.2 Autorización expresa significa, que el consentimiento del titular o su representante legal debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar que la FUNDACIÓN FORMEMOS realice el tratamiento de sus datos personales.
Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la FUNDACIÓN FORMEMOS, tales como:

• Por escrito.

• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.
IMPORTANTE: en ningún caso la FUNDACIÓN FORMEMOS asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por FUNDACIÓN FORMEMOS, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

3.3 Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informársele claramente:

• Los datos personales que serán recolectados.

• La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.

• Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales.

• Cuáles son los derechos a que tiene como titular de los datos personales; para el efecto ver el numeral 4 de ésta política.

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
No será́ necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4. Derechos que le asisten como titular
Los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la FUNDACIÓN FORMEMOS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la FUNDACIÓN FORMEMOS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, caso en el cual no sería necesaria.
• Ser informado por la FUNDACIÓN FORMEMOS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
4.1.Responsable de la atención consultas y reclamos
El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la Subdirección Administrativa y de Recursos Humanos, ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización. Lo anterior lo puede hacer mediante los siguientes canales de atención:

4.2. Canales de Atención de Consultas y Reclamos
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

• Presencialmente en la oficina principal ubicada en la dirección: Calle 85 No. 14 – 16 Of 301 Bogotá D.C., Colombia o en nuestra sede de operaciones ubicada en Km 32.5 vía Bogotá – Mesa vereda Catalamonte – Tena Cundinamarca.

• Telefónicamente en las líneas: 6161289 – 6161371

• Virtualmente a través del correo electrónico: [email protected]ÓNformemos.org
5. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos
Los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos ante la FUNDACIÓN FORMEMOS por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
De acuerdo con lo previsto en la normativa vigente aplicable, para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de los datos, las personas anteriormente señaladas podrán hacer uso ante la FUNDACIÓN FORMEMOS de los siguientes mecanismos:

5.1. Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección, actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en la FUNDACIÓN FORMEMOS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Las consultas se formularán al correo electrónico [email protected]ÓNformemos.org o en escrito dirigido a la oficina principal ubicada en la Calle 85 No. 14 – 16 Of 301 en la ciudad de Bogotá. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la

cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la FUNDACIÓN FORMEMOS como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará a través del correo [email protected]ÓNformemos.org o en escrito dirigido a la Calle 85 No. 14 – 16 Of 301 en Bogotá, que deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando de los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, la FUNDACIÓN FORMEMOS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda a más tardar al día hábil siguiente, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado en un máximo de diez (10) hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo por parte de la FUNDACIÓN FORMEMOS será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder en dicho término, la FUNDACIÓN FORMEMOS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la FUNDACIÓN FORMEMOS, cuyos datos de contacto son los siguientes:

• Dirección: Calle 85 No.14 – 16 Of 301

• Correo electrónico: [email protected]ÓNformemos.org

• Teléfono: 6161289 – 6161371 – 2363699
7. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
La FUNDACIÓN FORMEMOS, en el desarrollo de su actividad social, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados manualmente para fines privados entre la institución, beneficiarios, empleados, clientes, proveedores, y benefactores.

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla I. Bases de datos y finalidades BASE DE DATOS
FINALIDAD
TERCEROS VINCULADOS
Establecimientos que combinan diferentes niveles de Educación Primaria-Secundaria-Media vocacional.

Empleados, acudientes, benefactores y estudiantes del centro educativo.
CLIENTES

PROVEEDORES
Gestión contable, fiscal y administrativa, Forma de pago, Propuestas económicas, contratos, actualización comercial y otras finalidades privadas

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